Cosa c’è da sapere sulla fatturazione elettronica

Cosa c’è da sapere sulla fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione digitale delle fatture che permette di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, emissione e conservazione. La fattura elettronica è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni dal 31 marzo 2015 (DM n.55/2013), modalità che la Legge di Bilancio 2018 ha esteso ad altri soggetti secondo il seguente schema temporale:

  • dal 1° luglio 2018 l’obbligo scatta per tutte le aziende che operano nella cessioni di benzina o di gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori e per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese, nel quadro di un contratto di appalto di lavori pubblici;
  • dal 1° settembre 2018 nell’ambito di tax free shopping per le cessioni di beni d’importo superiore ai 154,94 euro iva inclusa, risultanti in un’unica fattura presso uno stesso punto vendita;
  • dal 1 gennaio 2019 per le transazioni tra privati.

Il nuovo formato in cui le fatture devono essere prodotte è un formato digitale chiamato “XML”, ovvero un linguaggio marcatore basato su un meccanismo sintattico (insieme di regole base) che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento. Caratteristica fondamentale dell’ XML è quella di occuparsi del contenuto dell’informazione e non la sua rappresentazione. La modalità di rappresentazione dell’informazione potrà essere scelta in un secondo momento.

Fattura XML

Il contenuto della fattura, che dovrà essere firmato digitalmente, è composto dalle informazioni rilevanti ai fini fiscali e dai dati, come il  codice destinatario, finalizzati alla corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio: codice identificativo o indirizzo di posta certificata. Sarà la firma digitale posta sul file che garantisce l’autenticità dell’originale e l’integrità dei contenuti del documento informatico.

Il sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di ricevere le fatture (sotto forma di file XML), effettuare controlli sui file ricevuti e inoltrare le fatture alle al destinatario; non ha compiti relativi all’archiviazione e conservazione, sviluppa solo una funzione di controllore.

La trasmissione del file verso il sistema di Intercambio (SDI) può essere effettuato secondo le seguenti modalità:

  • un sistema di posta elettronica certificata “servizio PEC”;
  • un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d’Interscambio www.fatturapa.gov.it o l’interfaccia web di fruizione dei servizi “Fatture e corrispettivi”;
  • un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service;
  • un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Analizzeremo solo alcuni dettagli dei primi due metodi di trasmissione, gli altri necessitano di specifiche conoscenze oltre ad un preventivo processo di “accreditamento” al SdI.

INVIO DELLE FATTURE

Posta elettronica certificata

L’invio mediante PEC è possibile per i soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata, questa modalità di invio non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Intercambio, obbligatorio invece per le altre modalità.

I file fattura devono essere spediti all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it , il Sistema, con il primo messaggio di risposta (notifica di scarto o ricevuta consegna) comunica al trasmittente l’indirizzo PEC che dovrà utilizzare per i successivi invii all’ SdI.

Il normale flusso di trasmissione tramite PEC prevede, se il processo di invio e ricezione va a buon fine, che al mittente vengano recapitate due ricevute: una di accettazione da parte del proprio gestore di posta e una di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario; quest’ultima non garantisce di per sé la lettura del messaggio e del relativo allegato, ma ne attesta il solo “deposito” nella casella postale.

Qualora si scegliesse di inviare la fattura via PEC, il codice destinatario (obbligatorio per gli altri sistemi di trasmissione) sarà composto da sette zeri “0000000” mentre sarà obbligatorio compilare il campo “PECDestinatario” con l’indirizzo corretto di posta elettronica certificata.

Invio tramite WEB

Tale modalità prevede l’utilizzo di una funzionalità di trasmissione telematica via internet, disponibile nella sezione “Inviare la FatturaPA” sul sito www.fatturapa.gov.it, tramite questa funzionalità il soggetto trasmittente potrà inviare la fattura, successivamente all’invio l’utente potrà visionare l’esito dei controlli svolti sulla fattura e ricevere direttamente la ricevuta di consegna o l’eventuale notifica di scarto.

 

RICEZIONE DELLE FATTURE
Il SdI trasmette al soggetto ricevente la fattura tramite l’inoltro del file ricevuto in ingresso utilizzando canali di trasmissione analoghi a quelli utilizzati per la ricezione (Servizio PEC, SPCoop, SdICoop, SdIFtp).

Qualora non si utilizzi come ambito del recapito la PEC del destinatario, gli altri canali identificano il destinatario della fattura con un “Codice destinatario”. Per il canale PEC non è necessario alcun tipo di accreditamento preventivo, diversamente, per tutti quei sistemi che utilizzano il codice destinatario è necessario accreditarsi presso il sistema di interscambio. Nello specifico la richiesta di accreditamento consiste nella stipula di un Accordo di servizio con il SdI.

Ricezione tramite posta elettronica certificata (servizio PEC)

Il soggetto che per ricevere le fatture elettroniche dal SdI intende utilizzare la posta elettronica certificata, deve avvalersi di un indirizzo telematico registrato.

Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI il recapito non fosse possibile (ad esempio, casella PEC piena o non attiva ovvero canale telematico non attivo) il SdI rende disponibile al destinatario la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente. Chi ha emesso la fattura è tenuto tempestivamente a comunicare – per vie diverse dal SdI – al destinatario che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate: tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica.

 

I passaggi rappresentativi possono essere schematizzati nei seguenti punti:

  • il soggetto emittente predispone la fattura elettronica con un file in formato XML, sulla fattura così predisposta il soggetto emittente appone la firma elettronica dotata di riferimento temporale
  • il file così generato, viene trasmesso dal soggetto trasmittente al SdI per mezzo dei canali e le modalità precedentemente analizzate;
  • Il SdI, una volta effettuate le verifiche previste e inoltra al soggetto ricevente la fattura elettronica attraverso i canali e con le modalità sopra elencate. (Se il destinatario della fattura non ha un canale abilitato o un posta elettronica certificata, la fattura è disponibile nell’apposita area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate).

Qualsiasi sia il canale di ricezione scelto quando arriva la fattura elettronica si dovrà procedere alla “codifica”, perché la fattura non arriva in formato leggibile (per esempio in formato PDF), ma si tratta di una serie di informazioni strutturate nel file XLM che vanno decodificate, a seconda del “foglio di stile” utilizzato per la decodifica: la rappresentazione grafica può assumere anche aspetti deversi a seconda del sistema utilizzato per visionarla, i dati essenziali ivi contenuti rimangono chiaramente invariati.

Il vero valore della Fattura Elettronica sta quindi nel creare cultura digitale, abituandoci a gestire documenti in ingresso o in uscita in formato digitale che, seppure con qualche difficoltà iniziale, ci aiuteranno a ridurre l’evasione fiscale eliminando la possibilità di emettere fatture false, mancata o fraudolenta registrazione. A regime avremo la possibilità centralizzare sempre più dati fiscali, al fine di predisporre per i contribuenti sistemi più snelli dichiarazioni annuali, con dati precompilati e quindi già certificati dall’Agenzia delle Entrate.

 

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